Van organogram naar netwerk organiseren

Gemeentebeleving komt graag in gesprek met mensen die op een andere manier organisaties veranderen en mensen in beweging krijgen. Dit keer met Kim Speekhout, Programmadirecteur Jeugdhulp Drenthe bij Gemeentelijk Samenwerkingsverband Jeugdhulp Drenthe en Rob de Wilde, adviseur/procesbegeleider transformatie. Ons gesprek gaat over hoe ze via participatieve processen een toekomstbestendige organisatiestructuur hebben neergezet bij de ambtelijke fusie van de  gemeente Hoogeveen en gemeente De Wolden.

Kim Speekhout                                                     Rob de Wilde
Programmadirecteur Jeugdhulp Drenthe           Adviseur/procesbegeleider transformatie

Wat is de aanleiding geweest om dit proces in gang te zetten?
Aanleiding is een ambtelijke fusie geweest tussen twee gemeenten. Deze fusie wilden we via een organische weg vorm geven met zowel betrokkenheid van OR als medewerkers. We wilden nadrukkelijk niet reorganiseren maar het op een zodanige manier doen dat iedereen er blij mee is. De directeuren van beide organisaties hadden de opdracht gegeven het samenvoegingsproces organisch vorm te geven, vanuit de overtuiging dat juist het samen met medewerkers, bottom up bouwen aan een nieuwe organisatie een belangrijke succesfactor voor de fusie is. Dit heeft zich terugbetaald. Er is geen wrijving geweest, niet bestuurlijk, niet bij medewerkers en ook niet bij de OR. Dat gaat niet vanzelf, dat is bij uitstek hard werken voor iedereen en hobbels nemen en blokkades samen oplossen.

Organische ontwikkelen is niet alleen maar ‘vrijheid, blijheid’ want we hadden de achterkant heel strak geregeld. Wanneer welke resultaten opgeleverd moesten worden was voor iedereen duidelijk: een organisatie inrichting inclusief een formatieplan. De stappen en de planning lagen vast. En ook wie er uiteindelijk een klap zou geven op de organisatie-inrichting. Dat is belangrijk. De directie neemt uiteindelijk het besluit, niet de medewerkers. Zo hebben we ook de vaart er in kunnen houden.

Hoe hebben jullie dit proces vorm gegeven?
We hebben dit proces vorm gegeven langs drie sporen. Langs strategische kaders, wat voor bedrijf willen we zijn, wat is onze visie? Langs bedrijfsvoering, zorgen dat alle harde zaken op orde kwamen (ict, arbeidsvoorwaarden etc.) en de organische bouw van de nieuwe organisatieonderdelen.
Deze trajecten verliepen parallel, we hebben het nu over het organisch bouwproces van een nieuwe eenheid. In dit geval in het sociale domein. Mijn opgave in het sociale domein was:  “Doe het op een zodanige manier dat iedereen er blij mee is”.

Hoe heb je dat toen gedaan?
We hebben onszelf drie vragen gesteld:

1. Wat vraagt de buitenwereld van ons? Hiervoor hebben we de buitenwereld naar binnen gehaald. Cliëntenraden hebben we erbij gehaald en zijn het gesprek aan gegaan.
2. Hoe ziet de toekomst eruit? We zijn gaan dromen over de toekomst. Wat willen we eigenlijk worden, hoe doen we het in de meest ideale situatie. En dat zo concreet mogelijk maken. Hiervoor hebben we een conferentie georganiseerd. We hebben kennis ingezet van participatief ontwerpen. Dat heeft ons geholpen. Op basis van de twee conferenties hebben we de ontwerpcriteria van onze nieuwe afdeling gedestilleerd. Maar het bracht ook plezier en positieve energie. Medewerkers raakten bevlogen en kregen zin om samen verder te gaan.
3. Wat betekent dat voor onze organisatie? Medewerkers zijn op basis van de  kaders van de buitenwereld, de dromen over een nieuwe organisatie en de ontwerpcriteria  gaan schetsen en ontwerpen.

Mensen konden zich aanmelden om in dit verhaal mee te doen. Hierop hebben we veel reacties gekregen. Ook tijdens het proces konden medewerkers nog aanhaken. Belangrijk is om te vermelden, is dat we van te voren al veel werk hadden gestoken in het bouwen van relaties. Zo werkten de medewerkers van beide gemeenten al fysiek bij elkaar in dezelfde teams en waren zij ook al bij elkaar gehuisvest. Zo faciliteerden we het proces, leerden mensen elkaar kennen en bouwden we aan onderling vertrouwen. Dat is wel belangrijk geweest voor het organisch bouwproces. Medewerkers waren geen vreemden meer van elkaar.

Bijzonder is dat we oprecht van te voren niet hadden bedacht hoe de nieuwe eenheid eruit zou moeten zien. Geen verborgen agenda. En die intentie, dat voelen mensen. Dat maakte het voor mij persoonlijk en mijn management ook heel spannend, het loslaten van de inhoud, want wat zou er uit komen?

Kim heeft heel duidelijk aangegeven dat de medewerkers de organisatie zouden gaan bouwen. Maar als je dit proces goed doet, komt er ook iets goeds uit. Voor de begeleiding van dat proces hebben we professionele ondersteuning gevraagd. Dat heeft ons geholpen. Dat gaf medewerkers ook vertrouwen dat we het serieus meenden. Een manager voor de groep werkt dan niet, want die zou toch op de inhoud kunnen gaan meesturen en dat was nu bij uitstek niet de bedoeling. We konden de ideaalsituatie niet direct implementeren. Dat was niet realistisch en hebben daarom gekozen voor een groeimodel. Mooiste is dat de medewerkers, naast de organisatie-inrichting ook hun eigen ontwikkelingsopgaven hebben geformuleerd. Waar moeten we de komende drie jaar naar toe werken? Het feit dat ze dat zelf gedaan hebben, heeft al iets in gang gezet.
Het hele proces heeft ongeveer plaatsgevonden in drie tot vier maanden. Dit heeft voor de juiste flow gezorgd. Ook bleef ’t zo overzichtelijk en de stappen goed te volgen.

Kun je kort aangeven wat nou factoren zijn die er voor hebben gezorgd dat het succesvol is geworden?
We hebben bewust en veel aan verwachtingenmanagement gedaan. Maar ook dat er vertrouwen was in het proces van de opdrachtgever. En heel belangrijk, we hadden een directie die er heel erg in geloofde dat dit de juiste weg was en hier het bestuur in meegenomen had. En bovendien zelf durfde los te laten. Maar ook zijn (let op woordje ze weggehaald) we steeds heel consequent, koersvast (komma weggehaald) gebleven. We hebben het proces zo open mogelijk georganiseerd, veel ruimte gegeven aan de medewerkers en hebben ons zelf daarbinnen kwetsbaar durven opstellen. En we hebben het proces methodisch extern laten begeleiden. Dat voorkomt dat je als leiding in de valkuil van inhoudelijk sturen stapt.

Kim zelf had al, voorafgaand aan dit proces, veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van het managementteam. Van belang is dat je gezamenlijke waarden formuleert van waaruit je wilt sturen en dat je systemisch kunt kijken naar organisaties en teams en de onderliggende dynamieken en patronen herkent. Dan leer je dat je niet hoeft  te sturen op de inhoud. En durf je los te laten. Maar ze hebben ook veel gewerkt aan de openheid en vertrouwen onderling. En aan even waardigheid. Medewerkers van beide organisaties waren even belangrijk, het wij-zij gevoel moest worden voorkomen. Door flink te investeren aan de voorkant was er veel vertrouwen opgebouwd en is er tijdens het hele proces bijna geen gedoe geweest.

Uitnodiging: Van organogram naar netwerk organiseren

Ben je benieuwd naar de achterliggende principes van organisch organiseren? Tijdens dit ‘in gesprek met’ wordt de filosofie achter vernieuwende manieren van organiseren gekoppeld aan voorbeelden uit de praktijk. Je gaat naar huis met een aantal concrete handvatten om de volgende dag zelf aan de slag te gaan.

Kim is bereid haar opgedane ervaringen te delen zodat ook andere gemeenten die zoekende zijn naar participatieve organisatie ontwikkelingsmanieren hier mee aan de slag kunnen. Haar verhaal wordt door Marthijn Antonissen, adviseur organisatieontwikkeling en projectmanager Flexibele Netwerk Organisatie van de gemeente Haarlem en Rob de Wilde, onderbouwd met de achterliggende principes van nieuw (organisch) organiseren.

Waarom mee doen?
– Als op zoek bent je naar een alternatief voor een abstract veranderplan van bovenaf.
– Als je geïnteresseerd bent in systemisch organiseren en nieuwsgierig bent naar hoe je dit succesvol kunt inzetten.
– Of om gewoon even uit de waan van de dag te stappen en geïnspireerd te worden door hoe het ook anders kan.

Wanneer?
Vrijdag 17 juni van 10 tot 13 uur.

Waar?  
We zijn te gast bij gemeente Haarlem.

Kosten
Je bent deze dag te gast bij de Gemeente Haarlem. Er zijn geen kosten aan verbonden.