Succesvol veranderinstrument ‘Pleinen’ gemeente Utrecht

Gemeentebeleving komt graag in gesprek met koplopers, mensen die voorop lopen in de transformatie zoals die gaande is. Dit keer gingen we in gesprek met Nelleke Metselaar en Lars Schotel van de gemeente Utrecht over werken met ‘Pleinen’, die ze inmiddels al zo’n 130 keer hebben georganiseerd. Werken met Pleinen blijkt een succesvol veranderinstrument in de gemeente Utrecht.  Het leidt tot betere samenwerking en innovatie en inspireert mensen. Voor ons genoeg aanleiding om meer te willen weten over deze manier van dialoog voeren.

Lars Schotel                                                                                          Nelleke Metselaar
Adviseur en procesbegeleiding organisatie vernieuwing                 Gelegenheidsmaker’ bij de Gemeente Utrecht 

Wat is eigenlijk een Plein?
Een plein is een manier om met elkaar het goede gesprek, de dialoog, aan te gaan. Het zijn eenmalige bijeenkomsten waarbij mensen van binnen en buiten de gemeente bij elkaar komen om een dilemma te bespreken, of tot een doorbraak te komen bij een complex vraagstuk. Met een plein doe je een interventie. Je brengt partijen bij mekaar, om samen nieuwe oplossingen te vinden voor taaie vraagstukken.

Hoe is dat zo ontstaan bij de gemeente Utrecht?
Er was een besef dat er te veel problemen zijn in de stad die de gemeente niet alleen kan oplossen. Bovendien was er veel animo om het anders te gaan doen en past werken met Pleinen goed binnen de doelstelling voor organisatievernieuwing. Een plein zagen we daarbij als een metafoor voor een open, ongedefinieerde ruimte waarin medewerkers van verschillende afdelingen burgers en stedelijke partners elkaar konden ontmoeten om samen te werken aan concrete en complexe vraagstukken.
Ook is het ontstaan vanuit de wens om het oude sectorale denken te doorbreken en een antwoord te vinden op de vragen en eisen van een mondige digitale en zelfredzame civil society. Dit vraagt om het doorbreken van vaste structuren, het vernieuwen van werkprocessen, maar vooral ook om een andere houding en gedrag. Niet de eigen expertise is het belangrijkst maar: verbinden, belangen afwegen, draagvlak creëren en processen begeleiden of regisseren. De pleinen zijn experimenteer –en leerplekken gebleken waarin we nieuw gedrag en nieuwe vaardigheden met elkaar kunnen oefenen.

Hoe ziet zo’n plein eruit?
Een plein is opgebouwd uit een aantal bouwstenen. Wij zijn tot deze bouwstenen gekomen door te experimenteren. Niemand wist in het begin hoe het zou gaan. Het heeft ook de nodige aanloop gehad. Ook hebben we gebruik gemaakt van een aantal beproefde theorieën zoals collective sensemaking van Nancy Dixon en bijvoorbeeld appreciative enquiry.
Het start met een complex probleem. Echt een probleem waar iemand van wakker ligt. Deze persoon is de vraagstukeigenaar en neemt de verantwoordelijkheid voor het probleem. Hij of zij gaat samen met de pleincoaches aan de slag. Dit zijn mensen uit de gemeente zelf en zijn speciaal hiervoor opgeleid. Het meest belangrijke is het intakegesprek gebleken. Omdat daar de tijd genomen wordt om de kern van het probleem te onderzoeken. Waar gaat het nou eigenlijk over? Meestal zat er nog een vraagstuk onder. Dit is een essentieel onderdeel van het proces gebleken.
Verder is een goed ontwerp van de bijeenkomst zelf essentieel. Maar ook veiligheid en gelijkwaardigheid. Succes van een plein zit in de voorbereiding. Dit is toch wel een vak. Daarnaast is belangrijk : jezelf als instrument maken van het proces. Dit is geen trucje: je moet durven inspelen op wat er is, niet een programma afdraaien. Maar kijken wat er gebeurt, wat er ontstaat. Goede sfeer neerzetten is ook heel belangrijk, de juiste opstelling. We vragen de probleem eigenaar de volgende dag een blog te maken. Hoe is het echt gegaan, waar liep je tegenaan en wat heb je geleerd. Het echte verhaal zeg maar. Dit werkt weer aanstekelijk voor anderen om zich kwetsbaar op te stellen.

Wat heeft het de gemeente Utrecht opgeleverd tot nu toe?
Mensen vinden elkaar makkelijker, durven scherper naar elkaar te zijn. Ze zijn constructiever met elkaar bezig, er is minder gedoe. Misschien is het wel de taak van gemeenten in de toekomst om mensen bij mekaar te brengen en dat om zo’n manier te organiseren dat het gesprek veel oplevert voor alle partijen.
Inmiddels vinden er ook in andere gemeenten Pleinen plaats. Gemeente Utrecht voert in vervolg op Pleinen ook Stadsgesprekken. Uiteindelijk gaat het over co-creatie met verschillende partijen: gemeente,  bewoners, instanties en bedrijven. Er zijn te veel problemen in de stad. De gemeente kan dit niet alleen aan. Pleinen en stadsgesprekken geven hier een passend antwoord op.

Uitnodiging

Lars en Nelleke zijn bereid hun opgedane ervaringen te delen zodat ook andere gemeenten met Pleinen aan de slag kunnen.

Waarom mee doen?

• Als je een oplossing wilt voor een vastzittend/complex vraagstuk
• Als op zoek bent je naar een alternatief voor een abstract veranderplan van bovenaf
• Als je op zoek bent naar snellere oplossingen en een betere samenwerking rond actuele problematiek in je stad/dorp
• Als je op zoek bent naar een bewezen bruikbare vorm voor co-creatie en participatie

Wanneer?
Vrijdag 18 maart van 10.00 uur – 13.00 uur.

Waar?
In het nieuwe stadskantoor van de gemeente Utrecht

Kosten
Je bent deze dag te gast bij de Gemeente Utrecht. Er zijn geen kosten aan verbonden.