In gesprek met: Claire Vlug, radicale vernieuwer van 2014

Gemeentebeleving komt graag in gesprek koplopers en (sociale) vernieuwers. Dit keer ben ik het gesprek aangegaan met Claire Vlug, radicale vernieuwer van het jaar 2014, en directielid bij Jeugdbescherming Regio Amsterdam. Zij heeft (samen met Sigrid van der Poel en Erik Gerritsen) de zorg drastisch hervormd waardoor gezinnen nu te maken krijgen met één plan van aanpak en één hulpverlener. Hierdoor zijn ze overheidsorganisatie van het jaar 2015 geworden. Hoe hebben ze dat voor elkaar gekregen en wat kunnen we hiervan leren?

Het gesprek met Claire begint gelijk goed: “Alles wat je doet draagt er toe bij waarvoor we hier op aarde zijn”.

Waar zijn jullie voor op aarde?
Wij zijn er voor kwetsbare kinderen en alles wat wij doen moet in dat licht staan. Van de wijze waarop wij de administratie inrichten tot de gezinsmanagers, tot hoe het management ingericht is. Als ‘t niet bijdraagt, moet je je bedenken hoe je dat dan wel doet. Het vermindert de bureaucratie en je krijgt blijere medewerkers. Maar het is niet voor iedereen makkelijk want je moet oude routines overboord zetten. Hard werken zoals we gewend waren te doen, daar gaat het niet meer om. Het gaat erom, doe je het goede?
Om na te gaan of wij het goede deden hebben we onszelf twee vragen gesteld:

1 Waar zijn wij voor? Wij zijn er voor dat kinderen veilig kunnen opgroeien.
2 Doen wij dan datgene wat goed is voor kinderen?

En deden jullie dat?
Toen moesten we constateren dat we ons best deden maar dat niet altijd alle inspanningen evenveel bijdroegen aan wat goed is voor het kind.

Wat hebben jullie toen gedaan?
Het idee was om alle processen zo in te richten dat ze een bijdrage leveren aan de veiligheid voor het kind. Dat lukt niet in één keer maar dat hebben we opgeknipt in kleine stukjes. Elke keer door zo’n cyclus heen gaan en je elke keer afvragen: ‘doet dit er toe?’ Telkens weer een nieuw plan maken. Wat is nodig om werkelijk als ‘waarde werken’ te gaan werken? Dan uitvoeren, opnieuw die cyclus in.

Hoe hebben jullie dat concreet aangepakt?
We hebben een 10-tal mensen uit de dagelijkse realiteit gehaald. Deze mensen zijn geselecteerd op: out of the box kunnen denken, flexibel en creatief met een open houding. Deze 10 mensen hebben zichzelf opgesloten op een kamertje voor 10 maanden en zijn van voren af aan de processen weer opnieuw gaan inrichten, bestaande uit alleen maar werkzame elementen die bijdragen aan de veiligheid van het kind. Toen zijn ze vervolgens terug naar de teams gegaan om daar samen nieuwe vormen te vinden die werken.

Wat bleek niet te werken?
Dat alles helemaal dicht geregeld was. In de regelkramp schieten maakt niet dat we het beter doen met z’n allen. We zijn bestaande patronen gaan doorbreken. Al het handelen wat niet tot resultaat leidt, doet er niet toe. Het gaat om het resultaat. Daar moeten we het over hebben. Best lastig want je moet medewerkers veel vertrouwen gaan geven. Met indekken kom je niet meer weg.

Wat betekent dit voor de medewerkers?
Dit vraagt meer van mensen. Wat heel belangrijk is dat je in een vorm zit dat je elke dag moet willen leren van wat we gedaan hebben. Wat werkt wel en wat werkt niet. Dus wat we vragen is dat ze echt kunnen reflecteren op elke handeling die ze doen. Je moet naar jezelf kunnen kijken en ‘overview’ hebben. Wat heb ik gedaan? Wat heb ik nagelaten? En anders om hulp (durven) vragen.
We zijn anders gaan werken en niet iedereen past daar bij. We hebben veel geïnvesteerd in mensen. Voor veel mensen was het een opluchting. “Eindelijk krijgen we weer de mogelijkheid om te doen waarvoor we dit zijn gaan doen!”
Vroeger kon je veel onder de radar doen. Je werd nooit echt bevraagd over wat je nou echt doet voor de kinderen. Je was vooral veel aan het werk. Nu verwachten we dat je ongelooflijk de regie in een zaak kunt nemen. Nieuw paradigma, medewerkers in het midden en directie eromheen om de medewerkers te faciliteren. Daar gaat het om.

Wat hebben jullie bereikt? We hebben echt een fundamenteel andere manier van denken op gang bracht. De gedachtengang, hoe werken we zoals we werken, wat is verspilling en wat is van waarde. Die manier van denken zit nu in de genen, iedereen heeft het over waarde werken. Continu jezelf de vraag stellen:  Waar ben ik mee bezig? Is het waarde werk? Is het verspilling? Wat kan ik anders doen? Medewerkers willen niet anders meer.

Heb je tips voor gemeenten?
Denk altijd vanuit de bedoeling. Waar zijn we voor, wat is belangrijk voor de burgers? Doorbreek het systeem, de verkeerde prikkels. Als je goed vanuit de bedoeling gaat redeneren en alles wat daar om heen georganiseerd is, is daaraan gerelateerd, dan is er nog zoveel te besparen.
Toen we begonnen wisten we ook niet waar het zou eindigen. Maar we wisten wel dat als we dicht bij de essentie zouden blijven, we niet fout zouden kunnen doen. In eerste instantie zijn we te veel intern gericht geweest  Als we het over moeten doen dan zouden we eerder de omgeving erbij betrekken. Experimenteer, met een lerende houding. We auditen elk jaar. We maken verbeterplannen en blijven in een leercyclus zitten.

Hoe zie je de toekomst?
Gemeenten krijgen meer verantwoordelijkheden. Dit is heel goed. Ze moeten iets met die gezinnen waar problemen zijn. De gemeente moet meer en meer zelf doen. Jeugdbescherming Regio Amsterdam wordt kleiner. We zullen meer naar buiten treden, meer ondernemers worden. Alles wat we doen, willen we wetenschappelijk toetsen. Om te toetsen of het klopt wat we doen. Onze ambitie is sociaal ondernemen, zorgen dat we kennis gaan delen, vanuit de praktijk. Maar ook inhoudelijk door ontwikkelen van GGW (Generiek Gezinsgericht Werken). En bestaansrecht opbouwen. Ik weet dat we iets toe te voegen hebben.

Aanvulling februari 2023

Uitnodiging:

Ben je nieuwsgierig geworden hoe je zo’n proces in kunt gaan? En ben je Gemeentesecretaris/Directeur en loop je al een tijdje rond met het gevoel dat er iets speelt (in de onderstroom) waar je je vinger maar niet achter krijgt? Lopen projecten vast, is het ziekteverzuim hoog en blijven doorbraken achterwege doordat terugkerende patronen zich aandienen? Ben je te druk om dit allemaal in je eentje aan te pakken, maar benieuwd wat je wel kunt doen en hoe te beginnen? De ervaring leert dat we in één gesprek al tot mogelijke oplossingen kunnen komen! Benieuwd hoe? Marieke van Voorn en ik nodigen je graag uit voor een gesprek. Neem contact op via marieke@gemeentebewegers.nl.